Bắt đầu từ ngày 01/07/2025, người dân thực hiện thủ tục công chứng sẽ phải chụp ảnh khi công chứng hoặc quay phim quá trình ký kết trước mặt công chứng viên. Đây là nội dung bắt buộc được quy định tại Luật Công chứng sửa đổi 2024 và hướng dẫn chi tiết trong Nghị định 104/2025/NĐ-CP.
Việc chụp ảnh không chỉ áp dụng cho người yêu cầu công chứng mà còn bao gồm các trường hợp: người làm chứng, người phiên dịch và người điểm chỉ. Tất cả hình ảnh hoặc video ghi lại quá trình này đều được lưu giữ trong hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật.
Mục tiêu của việc chụp ảnh khi công chứng
Quy định về chụp ảnh khi công chứng được đưa ra nhằm đảm bảo tính xác thực của các giao dịch dân sự. Trong bối cảnh các vụ tranh chấp, giả mạo chữ ký ngày càng phức tạp, việc ghi nhận hình ảnh tại thời điểm ký giúp xác minh rõ ràng ai là người thực sự ký văn bản.
Đồng thời, đây cũng là một phần trong quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng, khi dữ liệu hình ảnh có thể tích hợp vào hệ thống công chứng điện tử để dễ dàng tra cứu, đối chiếu về sau.
Yêu cầu kỹ thuật khi chụp ảnh công chứng
Ảnh chụp tại thời điểm ký công chứng cần đáp ứng một số điều kiện sau:
- Thể hiện rõ mặt của công chứng viên và người ký.
- Không sử dụng ảnh mờ, ảnh cắt ghép hoặc đã chỉnh sửa.
- Ảnh in màu hoặc trắng đen trên giấy A4 hoặc theo kích thước tối thiểu 13×18 cm.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, người dân và công chứng viên có thể lựa chọn quay video khi công chứng thay vì chụp ảnh – miễn là nội dung ghi hình đầy đủ và rõ nét quá trình ký kết.
Những lưu ý khi thực hiện chụp ảnh khi công chứng
Việc chụp ảnh khi công chứng là nghĩa vụ bắt buộc, nhưng người dân cần được thông báo và hướng dẫn rõ ràng khi đến thực hiện thủ tục. Một số điểm cần lưu ý:
- Ảnh phải được thực hiện ngay tại thời điểm ký, không chụp trước hoặc sau đó.
- Trường hợp ký tại nhiều địa điểm khác nhau sẽ có ảnh riêng tương ứng từng lần ký.
- Văn phòng công chứng có trách nhiệm lưu trữ hình ảnh theo thời hạn pháp luật quy định.
Chụp ảnh khi công chứng có gây phiền hà?
Một số ý kiến lo ngại rằng quy định chụp ảnh khi công chứng có thể làm chậm tiến độ xử lý hoặc phát sinh thêm chi phí. Tuy nhiên, nhiều chuyên gia pháp lý cho rằng đây là bước đi cần thiết để phòng ngừa rủi ro, đặc biệt trong các giao dịch lớn như mua bán nhà đất, lập di chúc hoặc ủy quyền tài sản.
Quan trọng hơn, dữ liệu hình ảnh có thể trở thành bằng chứng mạnh trong các vụ kiện nếu phát sinh tranh chấp sau này.
Chụp ảnh khi công chứng là một phần của xu hướng hiện đại hóa và minh bạch hóa quy trình hành chính. Việc triển khai đúng cách sẽ giúp tăng cường bảo vệ quyền lợi cho cả người dân và tổ chức công chứng, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho việc số hóa toàn diện ngành nghề này.
Người dân nên chủ động tìm hiểu và tuân thủ quy định mới này từ ngày 1/7/2025 để việc công chứng diễn ra thuận lợi, hợp pháp và không bị gián đoạn.
Để chuẩn bị tốt cho các thủ tục liên quan, bạn có thể tham khảo thêm thông tin, biểu mẫu và tư vấn tại Bất Động Sản Nam Trung Bộ.
